Hoe Bizzmine een super tool voor QMS is bij Rf-Technologies

Vivaldi 5.0 bracht structuur in de chaos van al onze taken. De workflows waren mooi gedefinieerd: elke stap stond duidelijk beschreven en werd in de eraan gekoppelde formulieren gelogd. Het was voor het hele team duidelijk wie verantwoordelijk was voor welke taak binnen de organisatie. Omdat ik de flows zelf geprogrammeerd had, kon ik ze ook makkelijk aanpassen en had ik een goed overzicht over het geheel.

Bij ons kaderde de migratie van Vivaldi 5.0 naar Bizzmine in de algemene upgrade van onze IT-structuur naar Microsoft Dynamics. BizzMine lag in het verlengde van wat we al hadden en was voor ons dus de ideale oplossing. Om onze workflow structuur te behouden en nadien makkelijk aanpassingen te kunnen doen, had ik op voorhand een gedetailleerde flow chart uitgetekend. De structuur van de flow, de opmaak van de velden, de verschillende groepen... alles lag vast voor ik BizzMine voor het eerst opende.

Aangezien we ISO 9001 gecertifieerd zijn en we de verschillende Europese CE-certificaten hebben, is een degelijk kwaliteitsbeheer bij ons van groot belang. Met BizzMine digitaliseren we processen voor klachtenbehandeling, voor de opvolging van arbeidsongevallen, voor onze X-Files Requests (dit zijn alle aanvragen die buiten onze catalogus vallen), om interne uitval en interventies in kaart te brengen en voor diverse transportzaken.

Ik heb Bizzmine bewust zo eenvoudig mogelijk geconfigureerd. Onze eindgebruikers zien in de formulieren alleen wat nodig is voor die stap en vinden voor elk veld na het i’tje wat meer uitleg. Ook de mails achter de registraties zijn in feite kleine werkinstructies. Extra documenten met richtlijnen voor iedere stap worden zo overbodig.

Eén van de pluspunten van Bizzmine tegenover Vivaldi 5.0 is de mogelijkheid om met scripts te werken. Aan de hand daarvan kan een geselecteerd veld uit een drop-down menu in real-time andere velden verbergen of naar boven doen verschijnen. Daarnaast is het ook handig dat Bizzmine een Cloudapplicatie is. Zo kan ik bijvoorbeeld in de fabriek alles op mijn smartphone raadplegen en meteen het nodige in de settings aanpassen. Bij ons staat de software bovendien niet on-site, maar op de Bizzmine server. Daardoor hoeven we zelf niet meer voor updates van de software of voor onderhoud en back-ups van de servers te zorgen. Op die manier bespaart de upgrade ons extra werk en geld.

Vanuit mijn eigen ervaring kan ik de volgende tips voor een geslaagde migratie meegeven:

- Je laat best het meeste configuratiewerk aan één en dezelfde persoon over, want zo vermijd je een mix van verschillende werkwijzen.

- Aan de kernstructuur van je bestaande flows verander je beter niet te veel voor je aan de migratie begint. Dit kan namelijk verwarrend zijn wanneer eindgebruikers tijdens de transitieperiode nog in beide platformen moeten werken.

- En eens de migratie volledig achter de rug is, kun je de Vivaldi 5.0 data makkelijk archiveren aan de hand van een export naar Excel. De bijlagen kun je niet downloaden, maar statistieken kun je er wel op maken, dus dat is goed meegenomen.

- Tenslotte kan ik het Bizzmine portaal warm aanbevelen. Als je voldoende tijd uittrekt om de manual te lezen of de filmpjes te bekijken, leer je de structuur van het platform echt goed kennen.

De Bizzmine helpdesk is behulpzaam en snel. Jordy en zijn supportteam werken oplossingsgericht en geven onmiddellijk een antwoord op alle vragen. Volgens mij heerst er bij Bizzmine een leuke sfeer want dat reflecteert zich naar de klanten.

Bram Lammens, Quality Manager en Preventieadviseur