Wat Bizzmine voor DSV Solutions betekent

De noodzaak van een digitaal QMS-systeem

Vroeger hadden wij enkel een basis folderstructuur voor het manuele beheer van onze documenten. Toen de nood aan digitalisatie zich opdrong, viel de keuze op Vivaldi 5.0, het software platform dat aan Bizzmine voorafging. Met deze software voor kwaliteitsbeheer konden we een gecontroleerd systeem integreren voor een verbeterd beheer van documenten en audits. We konden op die manier ook makkelijker onze ISO-normen behalen.    

De overstap van Vivaldi 5.0 naar Bizzmine kwam er vooral omdat we het workflow gedeelte verder wilden uitbouwen binnen de organisatie. De workflow module in Bizzmine is namelijk zeer gebruiksvriendelijk, snel opgezet en gemakkelijk te integreren. 

“Onze eindgebruikers kunnen met Bizzmine makkelijk vanuit 1 applicatie in verschillende werkomgevingen aan de slag gaan.” 

BizzMine wordt gebruikt voor een verscheidenheid aan interne processen

Intussen hebben we een brede waaier aan operationele processen in Bizzmine opgezet. 
Zo integreerden we bijvoorbeeld een bestelproces waarin bestelaanvragen naar toeleveranciers makkelijk gevalideerd en opgevolgd worden. Op basis van enkele parameters worden de verantwoordelijkheden bepaald. Bij een positieve beoordeling gaat de bestelaanvraag door; bij een negatieve beoordeling krijgen we een duidelijk overzicht van de redenen van afkeuring. 

Ook voor transportaanvragen is Bizzmine een handige tool, vooral in het kader van onze express services. Wanneer customer service een levering moet voorzien naast de vaste planning kan er een duidelijke en gestructureerde communicatie met de transportmedewerkers onderhouden worden. Dit vermijdt mogelijke discussies nadien. 

“Met de workflow module van Bizzmine kunnen we op een heel gestructureerde manier de communicatie tussen verschillende afdelingen opbouwen.”

Toen vroeger alle communicatie via mail gebeurde, ging vaak veel tijd verloren aan ping-pongmail voor douaneaanvragen. In Bizzmine kunnen we makkelijk een duidelijk digitaal formulier creëren waarin de aanvrager verplichte data moet invullen voor het document naar de douane kan gaan. Zo verwerken we op een zeer efficiënte manier en met hetzelfde aantal medewerkers de vele extra douaneaanvragen die de Brexit veroorzaakte. 

“Dankzij Bizzmine krijgen we met eenzelfde hoeveelheid personeel meer werk gedaan.”

Toekomstig project waarvoor BizzMine zal worden ingezet 

Vandaag bereiden we een interessant mapping dossier voor. Binnen Bizzmine meten we intern op welke systemen de verschillende applicaties van onze organisatie gekoppeld zijn. We bereiken hiermee al de eerste resultaten en willen dit als basis gebruiken om ook naar klanten toe een dergelijke systeem mapping te creëren.  Dit zal meteen ook een mooi resultatenoverzicht opleveren dat we via integratie met Power BI en Insight zullen voorstellen. Zo kunnen we binnen onze organisatie één gehele oplossing aanbieden. 

Klantenservice bij BizzMine

Tenslotte is Bizzmine wat service en support betreft topleverancier bij ons. 
Wij krijgen heel snel reactie op support tickets samen met een duidelijke uitleg en een goede begeleiding. Bizzmine is trouwens een zeer stabiele toepassing: de software heeft ons nog nooit voor technische problemen gesteld.

Kevin De Bot, Application Engineer