Daarom werkt Bizzmine eQMS voor Fresh & Saucy Foods

De noodzaak van een eQMS

We werkten vroeger met veel verschillende Excel files en lijstjes die we noodgedwongen in Sharepoint of Dropbox bijhielden. Bijgevolg verloren we het overzicht op al onze technische fiches en certificaten en wisten we niet meer of we nog alle gegevens hadden.

In onze zoektocht naar goede software voor digitaal documentenbeheer waren de volgende criteria voor ons van belang:

- Hoe open is het systeem om mee te werken?
- Hoe gemakkelijk kunnen we zelf aanpassingen doen?
- Kunnen we de software makkelijk connecteren met ons ERP-pakket zodat we onze data niet dubbel moeten ingeven of beheren? 

Bizzmine bleek aan al deze voorwaarden te voldoen. We zagen de mogelijkheid om al onze lijstjes in de software te configureren en wisten dat onze kwaliteitsmedewerkers zelf de nodige aanpassingen zouden kunnen doen, zonder technische IT-kennis.  We kozen voor intuïtieve software aan een betaalbare prijs.

Document Control met workflow

Al onze technische fiches, certificaten, leveranciersvragenlijsten, klantinformatie, contactinformatie, noodcontacten,… van grondstoffen of eindartikelen houden we nu in BizzMine bij. De workflow houden we bewust basic: we werken maar met 1 verificatiestap, namelijk de goedkeuring van de kwaliteitsafdeling. Zo houden we het systeem eenvoudig en logisch voor onze medewerkers.

Daarnaast behandelen we voortaan ook alle klachten in Bizzmine. Interne klachten, leveranciersklachten en klantenklachten worden nu efficiënt geregistreerd en zo veel beter opgevolgd dan voordien.

Gaandeweg wordt steeds meer informatie in Bizzmine opgenomen en zetten we al onze lijstjes in Bizzmine om. Als je eerst goed uitwerkt wat nodig is voor het kwaliteitsproces, hoe je het wil en wat je doel is, kun je alles vlot opzetten.

De grootste troeven van Bizzmine

Naast tijdswinst en de centralisatie van gegevens is het feit dat alles met elkaar geconnecteerd is een groot pluspunt. Zo hebben we bijvoorbeeld voor onze afvulproducten een rechtstreekse koppeling naar ons ERP-systeem. Artikelfiches kunnen direct geraadpleegd worden, alle kwaliteitsvragen moeten beantwoord worden en foto’s toegevoegd worden. Onze kwaliteitsafdeling kan zo nagaan wat onze productieafdeling gemaakt heeft en checken of de informatie in de artikelfiche correct is.

De volledige traceerbaarheid van gegevens is voor ons van cruciaal belang. Het volstaat om in Bizzmine een artikelnummer in te vullen en je ziet meteen wanneer het de laatste keer afgevuld werd, welk etiket erop zit, wat de houdbaarheidsdatum is,… Nu we degelijk gedocumenteerd bewijsmateriaal hebben, worden fouten veel sneller onderschept en opgelost.

Plannen voor de toekomst

Intussen plannen we alvast de integratie van onze competentiematrix in de trainingsmodule van Bizzmine. Nu werken we daarvoor nog in Excel, maar we zien de meerwaarde van de digitale oplossing en willen hier graag werk van maken.

Kaat Slabbaert - Kwaliteitsmedewerker
Michiel Pauwels - IT & Digital