Ecco come funziona Bizzmine eQMS per Fresh & Saucy Foods

La necessità di un eQMS

Prima utilizzavamo molti file Excel ed elenchi diversi, che eravamo costretti ad archiviare in Sharepoint o Dropbox. Di conseguenza, perdevamo traccia di tutte le schede tecniche e dei certificati e non sapevamo se avevamo ancora tutti i dati.

Nella nostra ricerca di un buon software di gestione dei documenti digitali, i seguenti criteri erano importanti per noi:

- Quanto è aperto il sistema per lavorare?
- Quanto è facile apportare modifiche da parte nostra?
- Possiamo collegare facilmente il software al nostro pacchetto ERP in modo da non dover inserire o gestire i dati due volte?

Bizzmine soddisfa tutti questi requisiti. Abbiamo visto la possibilità di configurare tutti i nostri elenchi nel software e sapevamo che il nostro personale addetto alla qualità avrebbe potuto apportare le modifiche necessarie da solo, senza alcuna conoscenza tecnica informatica. Abbiamo scelto un software intuitivo a un prezzo accessibile.

Gestione dei documenti con workflow

Ora conserviamo in Bizzmine tutte le schede tecniche, i certificati, i questionari dei fornitori, le informazioni sui clienti, i contatti, i contatti di emergenza... delle materie prime o dei prodotti finiti. Abbiamo deliberatamente mantenuto il workflow semplice: lavoriamo con una sola fase di verifica, che è l'approvazione da parte del reparto qualità. In questo modo manteniamo il sistema semplice e logico per i nostri dipendenti.

Inoltre, d'ora in poi elaboriamo anche tutti i reclami in Bizzmine. I reclami interni, i reclami dei fornitori e i reclami dei clienti sono ora registrati in modo efficiente e tracciati molto meglio di prima.

I maggiori vantaggi di Bizzmine

Oltre al risparmio di tempo e alla centralizzazione dei dati, il fatto che tutto sia collegato è un grande vantaggio. Ad esempio, per i nostri prodotti di riempimento abbiamo un collegamento diretto con il nostro sistema ERP. È possibile visualizzare direttamente le schede degli articoli, rispondere alle domande sulla qualità e aggiungere foto. Il nostro reparto qualità può controllare ciò che il nostro reparto di produzione ha prodotto e verificare che le informazioni sulla scheda articolo siano corrette.

La piena tracciabilità dei dati è fondamentale per noi. Basta inserire un numero di articolo in Bizzmine per vedere immediatamente quando è stato riempito l'ultima volta, che etichetta ha e qual è la data di scadenza... Ora che abbiamo un solido registro documentato, gli errori vengono individuati e corretti molto più rapidamente.

Piani per il futuro

Nel frattempo, stiamo già progettando di integrare la nostra matrice di competenze nel modulo di formazione di Bizzmine. Al momento stiamo ancora lavorando in Excel, ma vediamo il valore aggiunto della soluzione digitale e vorremmo lavorarci su.

Kaat Slabbaert - Responsabile Qualità
Michiel Pauwels - IT & Digital