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Vivaldi 5.0 brachte Struktur in das Chaos all unserer Aufgaben. Die Arbeitsabläufe waren klar definiert: Jeder Schritt wurde deutlich beschrieben und in den entsprechenden Formularen protokolliert. Es war für das gesamte Team klar, wer für welche Aufgabe innerhalb der Organisation zuständig war. Da ich die Arbeitsabläufe selbst programmiert hatte, konnte ich sie auch leicht anpassen und hatte einen guten Überblick über das Ganze.

Für uns war die Migration von Vivaldi 5.0 auf BizzMine Teil der gesamten Umstellung unserer IT-Struktur auf Microsoft Dynamics. BizzMine war eine Erweiterung dessen, was wir bereits hatten, und war daher die ideale Lösung für uns. Um unsere Workflow-Struktur beizubehalten und Anpassungen einfach vornehmen zu können, hatte ich im Vorfeld ein detailliertes Flussdiagramm erstellt. Die Struktur des Ablaufs, das Layout der Felder, die verschiedenen Gruppen... Alles war festgelegt, bevor ich BizzMine zum ersten Mal öffnete.

Da wir nach ISO 9001 zertifiziert sind und mehrere europäische CE-Zertifikate besitzen, ist ein gutes Qualitätsmanagement für uns sehr wichtig. Mit BizzMine digitalisieren wir die Prozesse für die Bearbeitung von Reklamationen, für die Nachverfolgung von Arbeitsunfällen, für unsere X-Files Requests (das sind alle Anfragen, die außerhalb unseres Katalogs liegen), für die Abbildung von internen Fehlern und Eingriffen und für verschiedene Transportangelegenheiten.

Ich habe BizzMine absichtlich so einfach wie möglich gestaltet. Unsere Nutzerinnen und Nutzer sehen in den Formularen nur das, was für den jeweiligen Schritt benötigt wird, und finden zu jedem Feld weitere Erklärungen. Selbst die Mails hinter den Registrierungen sind eigentlich kleine Arbeitsanweisungen. Zusätzliche Dokumente mit Anleitungen für jeden Schritt sind daher überflüssig.

Einer der Vorteile von BizzMine im Vergleich zu Vivaldi 5.0 ist die Möglichkeit, mit Skripten zu arbeiten. Mit diesen kann ein ausgewähltes Feld aus einem Dropdown-Menü in Echtzeit andere Felder ausblenden oder darüber erscheinen lassen. Es ist auch praktisch, dass BizzMine eine Cloud-Anwendung ist. So kann ich zum Beispiel in der Fabrik alles auf meinem Smartphone sehen und sofort die notwendigen Anpassungen vornehmen. In unserem Unternehmen ist die Software nicht lokal installiert, sondern auf dem BizzMine-Server. Daher müssen wir die Software nicht aktualisieren und uns nicht um die Serverwartung und Backups kümmern. Auf diese Weise spart uns das Upgrade zusätzliche Arbeit und Geld.

Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich Ihnen die folgenden Tipps für eine erfolgreiche Migration geben:

- Am besten überlässt man den Großteil der Konfigurationsarbeit ein und derselben Person, denn so vermeidet man die Vermischung verschiedener Arbeitsmethoden.

- Es ist besser, die Kernstruktur Ihrer bestehenden Abläufe nicht zu sehr zu verändern, bevor Sie mit der Migration beginnen. Dies kann verwirrend sein, wenn die Endbenutzer während der Umstellung noch mit beiden Plattformen arbeiten müssen.

- Wenn die Migration abgeschlossen ist, können Sie die Vivaldi 5.0-Daten einfach mit einem Export nach Excel archivieren. Sie werden die Anhänge nicht herunterladen können, aber Sie werden in der Lage sein, Statistiken über sie zu erstellen, und das ist eine gute Sache.

- Ich kann das BizzMine-Portal sehr empfehlen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, das Handbuch zu lesen oder die Videos anzusehen, werden Sie die Struktur der Plattform wirklich kennenlernen.

Der BizzMine-Helpdesk ist hilfreich und schnell. Jordy und sein Support-Team sind lösungsorientiert und beantworten alle Fragen sofort. Ich denke, bei BizzMine herrscht eine angenehme Atmosphäre, denn das überträgt sich auf die Kunden.

Bram Lammens, Qualitätsmanager und Präventionsbeauftragter

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