Gezamenlijk eQMS met BizzMine bij Kloeckner

De beginjaren met Vivaldi 5.0

Toen we in 1996 het ISO 9002 certificaat behaalden werd snel duidelijk dat de beoordeling van documenten een omslachtige zaak was. De documentatie van procedures en instructies wilden we in een centraal en toegankelijk managementsysteem beheren. En we waren pionier op dat vlak, want we werden de allereerste Vivaldi Software klant.

Ook de workflow voor opvolging van klachten bleek een transparant hulpmiddel te zijn. Aan de hand van dit proces konden we het aantal klachten en de veel voorkomende fouten en oorzaken in kaart brengen. Zo konden we de werking van onze organisatie continu verbeteren, zowel naar klanten als naar leveranciers toe. Later voegden we hier ook een proces voor leveranciersbeoordeling met scores toe.

De upgrade naar BizzMine

De overstap naar BizzMine was voor ons een logische keuze. Naast het feit dat het nieuwe platform meer mogelijkheden biedt, paste de upgrade perfect in het kader van onze samenvoeging met de Nederlandse site. Vorig jaar behaalden we namelijk één certificaat voor kwaliteit, veiligheid en milieu voor beide vestigingen.

Nu werken de verschillende afdelingen met dezelfde flow voor gepersonaliseerde klachtenafhandelingen en verloopt de communicatie veel vlotter dan voordien.

De volgende stap zal een proces voor leveranciersklachten zijn. We willen klachten automatisch bij de inkoopafdeling laten komen voor verdere afhandeling.

Daarna zullen we ook de twee organisaties in een en hetzelfde documentensysteem gieten.

Een handig tool voor audits

Ook voor audits blijkt BizzMine heel transparant te werken. Iedereen heeft een duidelijk zicht op geplande taken en acties en ziet dat we uit fouten leren, niet alleen correctief, maar ook preventief. Perfect volgens de norm kunnen werken is één ding, maar zo ook de prestaties binnen de organisatie kunnen verbeteren, betekent zoveel meer.

Toekomstplannen

In een latere fase willen we BizzMine ook inzetten voor processen die niet kwaliteit gerelateerd. Een flow opbouwen is relatief eenvoudig en info van gegevens kun je perfect meegeven van de ene afdeling naar de andere. Het feit dat je één applicatie voor verschillende doelen kunt gebruiken is zeker een meerwaarde.

Mario Vancompernolle, Hoofd kwaliteit, veiligheid en milieu