Bizzmine eQMS, een intuïtieve tool voor H.Essers

Snellere goedkeuring met digitaal documentenbeheer

Met Bizzmine beheren we de kwaliteit van ons bedrijf veel vlotter dan vroeger, toen alles nog op papier moest gebeuren. Nu is ons documentenbeheer mooi digitaal geregeld en krijgen we  alle werkinstructies veel sneller goedgekeurd. Waar het vroeger soms weken kon duren voor een workflow doorlopen was, gaat dit nu een pak sneller en kunnen we ook meteen van start gaan met de officiële trainingen. Zeker ook omdat we op verschillende sites werken, is Bizzmine voor ons van groot belang.

Het is heel handig dat we door het systeem verwittigd worden wanneer werkinstructies bijna vervallen en dus gereviseerd moeten worden. We kunnen nu ook makkelijk de instructies en goedkeuringen van de leidinggevenden in Bizzmine aanklikken en aftekenen. Via email reminders worden we herinnerd aan taken die zullen vervallen, aan goedkeuringen die moeten gedaan worden, aan nieuwe versies die live gezet zijn... Zo zijn we altijd op de hoogte van de allernieuwste documenten die je kunt gebruiken en kunnen we ons team hierover verwittigen.

Vroeger was er een goedkeuringsflow om documenten op de schijf te zetten. Vandaag is er regel die zegt dat je altijd vanuit Bizzmine werkt, want zo weet je perfect welke documenten je nodig hebt en waar je ze kunt zoeken en vinden.

Met Bizzmine in lijn met GDP-voorschriften

Omdat wij ook met medische goederen werken, is het voor ons van cruciaal belang dat we allemaal met de correcte versies van documenten werken. Wij zijn strikt aan de GDP- voorschriften gebonden en moeten strenge regels in verband met documentatie volgen. Met Bizzmine zijn we zeker dat we hieraan voldoen.

Bovendien ervaren we de software als bijzonder gebruiksvriendelijk. Je krijgt bijvoorbeeld een duidelijke melding wanneer je in een nieuw document iets vergeet in te vullen en je wordt meteen naar de ontbrekende stap geleid. Zo kun je makkelijk en snel je eigen fout rechtzetten. Ook het feit dat we met verschillende groepen van bijvoorbeeld goedkeurders of bewerkers per magazijn of per klant kunnen werken, bespaart ons veel tijd en denkwerk.

Goed voorbereid op audits

Sinds de implementatie van Bizzmine hebben we al verschillende audits gehad, met telkens mooie scores. Het blijft natuurlijk onze taak om voor de nodige instructies te zorgen, maar het feit dat we ze mooi op één format kunnen tonen, maakt alles veel gemakkelijker en duidelijker. Tijdens het auditproces kun je vlot de gevraagde werkinstructies laten zien en met een simpele klik het document openen en tonen.

Support hebben wij eigenlijk nog nooit echt nodig gehad. In het begin kregen we een training en als we nu vragen hebben, kunnen we bij ons eigen Bizzmine team in de andere vestiging terecht. Een duidelijk bewijs dat Bizzmine zich vanzelf uitwijst!

Jurgen De Beer, Quality Administrator
Lynn Ackermans, Team Leader Logistics