Wat is kennisbeheer precies?
Kennismanagement is het proces dat kennis en vaardigheden binnen een
organisatie vastlegt en documenteert.
- Het is de bedoeling dat de medewerkers van de organisatie precies
weten wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen.
- Tegelijkertijd moet er een structuur zijn om bij te houden wie welke
kennis heeft en wie welke training heeft gevolgd. Alle vereiste
competenties kunnen worden getest en beheerd in een
competentiematrix.
- Kennismanagement is ook cruciaal om de negatieve gevolgen van
personeelsverloop te beperken. Door vitale kennis te behouden en
te delen, kunnen bedrijven hun activiteiten voortzetten en leren van
ervaringen uit het verleden.
Het komt erop aan om de waardevolle kennis van het bedrijf te
beschermen, te delen en efficiënt te gebruiken.
Dit zijn de 3 belangrijkste redenen waarom Kennismakingsmanagement belangrijk is in QA
1. Door controle te hebben over de kennis van je bedrijf via Documentcontrole voorkom je fouten.
- Versiebeheer met grote en kleine wijzigingen zorgt ervoor dat
alle medewerkers met de meest actuele versie van documenten
werken. Deze methode wordt gebruikt om fouten of verouderde
informatie te voorkomen. Gecontroleerd documentbeheer leidt tot
consistentie en traceerbaarheid.
- Een gestandaardiseerd documentidentificatiesysteem maakt
het eenvoudig om de benodigde documenten te vinden op code,
titel, omschrijving, proceseigenaar, taal, locatie of afdeling,
enzovoort.
- Voordat een document als definitief wordt beschouwd, moet het
een reeks beoordelingen en goedkeuringen door belangrijke
partijen doorlopen. Een geautomatiseerde workflow kan helpen om
deze procedure te stroomlijnen.
- Gedetailleerde audit trails leggen alle acties vast die op
documenten zijn uitgevoerd, inclusief wie ze heeft geopend,
gewijzigd en goedgekeurd, evenals tijdstempels.
- Met de documentgeschiedenis kun je zien hoe een document is
ontwikkeld en eerdere versies bewaren. Als gevolg hiervan worden
alle ongebruikte versies verwijderd en kunnen ze niet worden
gebruikt als de verkeerde versie, maar blijven ze beschikbaar als
archief.
2. Kennis delen en afdwingen door middel van opleidings- en competentiebeheer
Het is van cruciaal belang om inzicht te hebben in de vereiste vaardigheden en competenties binnen een organisatie. Een competentiematrix kan je helpen om te bepalen wie welke vaardigheden heeft, wie training nodig heeft en wie gekwalificeerd is voor een promotie of nieuwe functie.
Competenties kunnen worden verkregen via gespecialiseerde
documentinhoud of via interne training. Talen, vaardigheden en andere
algemene competenties worden extern verworven.
Met een competentiematrix kun je hiaten in competenties identificeren en
deze gebruiken in verschillende contexten, waaronder het inwerken van
nieuwe medewerkers, tijdelijke vervanging en interne werving.
Bekijk onze webinar (EN) 'Keep control of documents, skills and training' om hier meer over te ontdekken.
3. Aanpassen aan verandering: update je kennis en pas je aan de realiteit van je bedrijf.
Organisaties veranderen voortdurend. Werknemers moeten op de hoogte worden gebracht van veranderingen en het kennisbeheersysteem moet deze veranderingen documenteren en overbrengen. Om dit te doen, werk je met distributielijsten waarin iedereen moet voorkomen voor wie het document relevant is. Dit gebeurt op basis van verantwoordelijkheden die zijn toegewezen aan rollen (niet aan personen). Zo blijven medewerkers die van rol veranderen in de juiste distributielijsten staan.
Wanneer een nieuw document of een nieuwe versie van een document wordt gemaakt, worden de betrokken medewerkers hiervan op de hoogte gesteld en moeten ze bevestigen dat ze het document accepteren.
Acceptatie van het nieuwe document kan op verschillende manieren: een e-mail met kennisgeving kan voldoende zijn, maar in gereguleerde sectoren zoals farma en GDP is een bevestiging nodig dat het document is gelezen en begrepen. Om er zeker van te zijn dat het document gelezen en begrepen is, is een digitale handtekening (e-handtekening) nodig, zoals vereist door 21 CFR Part 11.
.
De digitale revolutie
Het digitale tijdperk heeft de manier waarop we kennis verwerken en delen veranderd. Traditionele, papieren procedures zijn niet langer geschikt voor moderne organisaties, vooral niet voor organisaties in gereguleerde sectoren. Dit is een veelbesproken onderwerp tijdens externe ISO- of FDA-audits. Bedrijven krijgen vaak een waarschuwingsbrief van de FDA als ze niet aan deze regelgeving voldoen.
Kennismanagement is geen optie voor QA-managers en kwaliteitsborgingsdeskundigen, het is een must. Als je in een gereguleerde sector werkt, is een solide systeem nog crucialer.
Jij kunt ervoor zorgen dat je organisatie voorop blijft lopen en voldoet aan alle kwaliteitsnormen en -criteria door de juiste QMS-software te gebruiken. De digitale weg is de enige weg vooruit!