Hoe deze 6 processen de koers van je onderneming kunnen veranderen

1. Klantenklachten

Niemand hoort graag negatieve feedback, vooral niet als we echt geloven dat onze klanttevredenheid enorm is verbeterd ten opzichte van hoe het misschien vroeger was.

Hoe we ook tegen klachten aankijken, de waarheid is dat perceptie realiteit is. Het beeld dat een organisatie heeft, vormt de basis voor een beter begrip van de verwachtingen die klanten hebben van je bedrijf en je mensen. Ken elke klacht en weet wat eraan wordt gedaan. Een proces hebben voor dit belangrijkste besef is van fundamenteel belang voor het verbeteren en erkennen van klantenservicenormen. Door je bedrijf goed te leiden, ben je op weg om je klanten goed te bedienen.

 

2. Leveranciersklachten

Je leveranciers zijn ook je klanten. Alle relaties kunnen en zullen lijden onder een gebrek aan correcte processen, en het leveranciersnetwerk van een organisatie vormt hierop geen uitzondering.

Of het nu gaat om één leverancier of een complete keten, klachten van leveranciers hebben evenveel aandacht nodig. Ongeacht of het gaat om een onbetaalde factuur of de houding van het personeel, een volledig en soepel intern proces dat de problemen aanpakt van het begin tot de uiteindelijke oplossing is de enige manier om het vertrouwen van leveranciers te behouden en uit te bouwen.

 

3. Internal Defects

Wat denk je dat intern falen jouw organisatie elk jaar kost? Kun je daar een cijfer op plakken?

De kosten van het schrappen van projecten en de bijbehorende stilstand door kwaliteitsproblemen kunnen een bedrijfsplan maanden of zelfs jaren vertragen. Interne defecten kunnen worden geïdentificeerd via de inspectie-, beoordelings- en kwaliteitsbeheerprocessen van je organisatie. Maar wat als je geen processen hebt? Dan zou je er eens goed over na kunnen denken om daar iets aan te doen.

Een eenvoudig hulpmiddel voor het identificeren van belangrijke gebieden en hun potentieel voor verkeerd gebruik of defecten zal helpen bij voortdurende verbeteringsprocessen en noodplannen.

 

4. CAPA (Correctieve en preventieve acties)

Goed, je hebt een probleem geïdentificeerd, wat nu?

Soms moeten we onze blik naar binnen richten, vooral als er onverwachts iets vervelends opduikt. Een effectief proces kan je daarbij helpen. Reactief zijn is niet ideaal, maar soms is het alles wat je hebt, en een vastgesteld stapsgewijs proces om problemen op te lossen is de beste manier om ervoor te zorgen dat ze je deur niet meer voor de voeten lopen.

Je hebt vanaf het begin een oplossing nodig voor een correcte analyse van de problemen en om je bedrijf op weg te helpen. Het plannen van updates en plannen voor het onvoorziene dwingt je om ongunstige mogelijkheden aan te pakken voordat ze de tijdrovende, allesvernietigende realiteit van je dag worden. Proactieve processen zijn gewoon een slimmere manier van zakendoen. Je hebt vast wel eens gehoord van het gezegde 'Werk slimmer, niet harder'.

Ik weet zeker dat die uitspraak voortkomt uit het voortdurend blussen van brandjes, terwijl een bedrijf die misschien al had moeten kunnen identificeren voordat de rook zichtbaar werd. Een goed proces kan voorkomen dat het management de brandweerpet moet opzetten. Tenzij je daar natuurlijk van houdt.

 

5. Audits

Compliance is een realiteit in de meeste organisaties, op welk gebied of op welk niveau je bedrijf zich ook bevindt, en niets zorgt voor meer angst dan de aanwezigheid van een auditor en het dreigende zwaaien met ballpoints. Vooral de rode soort.

Als je een structuur hebt om te helpen met al je compliancebehoeften, kan het management zich concentreren op de belangrijkste prioriteiten en groeistrategieën. Zoek een oplossing die voldoet aan de vereisten van alle branchespecifieke en algemene ISO-normen voor kwaliteit, gezondheid en veiligheid en managementsystemen. Het is niet nodig om verstrikt te raken in onnodige zorgen over regelgeving. Bespaar jezelf en je mensen tijd met processen die je bij de hand nemen, al is het schoppend en schreeuwend, en je naar de wondere wereld van compliance leiden.

6. Incidenten (en Ongevallen)

Gezondheids- en veiligheidsgerelateerde incidenten documenteren is natuurlijk van het grootste belang voor het welzijn van het personeel. Daarnaast is het kunnen identificeren van de onderliggende oorzaak van ongevallen en potentiële risico's vanuit het oogpunt van preventie van onschatbare waarde voor een organisatie.

Interactie met een procesoplossing die naadloze incidentrapportage en gevarenanalyse mogelijk maakt, kan ervoor zorgen dat je direct voldoet aan de wettelijke verplichtingen waarmee je te maken kunt krijgen. Het is echt een win-winsituatie voor een bedrijfseigenaar en zijn personeel om een vast protocol te hebben, gekoppeld aan gebruiksvriendelijke en stressvrije systemen. De richting van een organisatie wordt bepaald door een aantal zaken, waarbij elk proces een radertje is in het mechanisme dat je bedrijf aandrijft.

Vlotte workflows die leiden tot compliant management is het ultieme doel om je bedrijf te zien focussen op de toekomst. Onjuiste of niet-bestaande processen kunnen de richting van elke organisatie in de war sturen.

Wat nodig is, is een effectieve partnering van oplossingen die ervoor zorgt dat deze procedures als fijn afgestelde machines worden. Probleemloos rijden, zowel voor het management als voor het personeel, ligt binnen handbereik.