De keuze van software voor kwaliteitsbeheer in 6 stappen.

1.    Denk ook aan overmorgen.

Ga in de eerste plaats voor een kwaliteitssysteem dat kan meegroeien met de noden van je organisatie. Software die standaard geïmplementeerd kan worden, kan je systeem ook snel ontgroeien. Zo is een kant-en-klaar systeem met een vast stramien misschien een goede oplossing op korte termijn, maar veel moeilijker wordt het naarmate de omgeving groter wordt. Voor een complexer gegeven waarin veel medewerkers betrokken zijn, is een eenvoudige applicatie vaak niet inzetbaar.

“Onze organisatie moet zich niet aan BizzMine aanpassen, want BizzMine past zich aan onze organisatie aan.” – Christeyns France.

2.    Kies de gulden middenweg.

Anderzijds is het zeker niet de bedoeling om maanden of jaren aan implementatie te moeten voorzien, zoals voor logge ERP-systemen. “We kunnen het zelf” blijkt ook inzake kwaliteitssoftware niet het perfecte motto te zijn. De ontwikkeling van een interne maatapplicatie of SharePoint implementatie kan namelijk tot veel frustratie leiden. Vaak ontbreekt de expertise en moet je als organisatie alles zelf uitvinden. Bovendien leidt het tekort aan interne resources in veel bedrijven tot een doorlooptijd van al snel meer dan een jaar en is een perfect afgewerkt systeem zeker niet altijd een garantie. Aanpassingen achteraf laten dikwijls lang of eeuwig op zich wachten, waardoor de eindgebruikers van de applicatie finaal afhaken. En wat als de medewerker die de tool geschreven heeft plots die andere job van zijn leven gevonden heeft?

“Het ideale scenario bevindt zich tussen een kant-en-klaar maar te eenvoudig systeem en tijdrovende dus dure maatsoftware.”

3.    Meten is weten.

Met een goed digitaal kwaliteitssysteem breng je diverse QMS processen in kaart en optimaliseer je de activiteiten van je organisatie. Nog beter wordt het wanneer de bedrijfsprocessen met elkaar in relatie staan. Doordat bijvoorbeeld CAPA’s aan audits, klachten en niet-conformiteiten gekoppeld zijn, krijg je een duidelijker overzicht van wat er zich binnen je kwaliteitssysteem afspeelt. Sterk visueel en statistisch inzicht leidt tot een aanzienlijke verbetering van elke onderneming.

“Kwaliteit is nooit een ongeluk. Het is altijd het resultaat van intelligente inspanningen.”– John Ruskin.

4.    Denk ruim.

Software die je bovendien ook voor een bredere scoop van bedrijfsprocessen kunt inzetten, maakt de digitalisering van je kwaliteitsbeheersysteem compleet. Zo kun je makkelijk aanleunende managementsystemen voor veiligheid en milieu integreren, maar evengoed workflow processen voor verschillende andere departementen zoals HR, sales, procurement etc. En als je ook nog eens de gegevens met andere systemen binnen het bedrijf kunt uitwisselen – denk aan ERP, CRM en dergelijke – dan zit je helemaal goed. Software voor kwaliteit mag geen eiland zijn, maar slaat bruggen met alle andere bedrijfsprocessen.

“BizzMine pas je makkelijk aan je noden aan.” – DeLaval Belgium.

5.    In de Cloud of niet?

Gaan we voor software in de Cloud of beheren we liever het systeem op onze eigen servers? Beide opties hebben voor- en nadelen en de uiteindelijke keuze moet door de aard van je organisatie bepaald worden, niet door die van de software. Kies een applicatie die zowel in de Cloud als on-premises beschikbaar is, en schakel indien nodig vlot van het ene naar het andere over.

“BizzMine werkt op alle devices en is beschikbaar in the Cloud of on-Premises.”

6.    De waarde van compliance.

De implementatie van een kwaliteitsmanagement systeem heeft een invloed op elk aspect van de bedrijfsprestaties. De conformiteit met de wetgeving en voorschriften die sectorspecifiek zijn, is een bepalende factor in de weg naar succes. Het is dan ook essentieel dat de software waarmee je het kwaliteitssysteem beheert, volledig compliant is met de normen van je bedrijf.

“Het BizzMine platform en onze gebruikersspecifieke toepassingen binnen de software kunnen perfect worden gebruikt in een pharmaceutische omgeving.” – Carbogen Amcis.