Taip, bet tai nėra taip sudėtinga, kaip atrodo. Viskas priklauso nuo pasiryžimo peržiūrėti tai, kas buvo įprasta, buvo norma, ir tai pakeisti, norime to ar ne, pasirengę tam ar ne. Panagrinėkime keletą priežasčių, kodėl privaloma planuoti peržiūras, neatidėlioti jų arba atlikti jas labiau neformaliai, atsižvelgiant į poreikį.
Pagrindiniai procesai ir jų dokumentacija skiriasi priklausomai nuo įmonės veiklos ir, žinoma, priklausomai nuo užduoties. Tai, kas vieniems
bus prioritetas, kitiems gali būti netgi ne planuose. Daugeliui terminai yra gana griežtai reglamentuoti.
Jei turite struktūrizuotą ir sertifikuotą (kokybės) vadybos sistemą, pavyzdžiui, ISO 9001, tuomet žinote, kad bent kartą per metus turėsite peržiūrėti procesus. Tai nustato vidaus audito reikalavimai. Turėkite galvoje, kad jums gali padėti, yra pagalbininkų. Tinkama ir intuityvi programinė įranga čia gali būti sveikintina
priemonė. Be vidaus auditorių, sertifikavimo įstaigos auditorius bus gerai pažįstamas svečias,atliekantis privalomą darbą – išorinį auditą. Sertifikavimas pagal ISO 9001 vyksta kas trejus metus, ir išorės auditorius turėtų atlikti kiekvieno proceso auditą tokiu cikliškumu. Tiek vidaus, tiek išorės peržiūros yra būtinos ir esminės proceso dalys, tačiau jei ši mintis jums kelia siaubą ir
užtemsta akyse, pasistenkite pažvelgti į direktyvas ir privalomas peržiūras, kaip į teigiamą ir naudingą dalyką. Galima sutikti, kad struktūra skatina konformizmą, tačiau ji taip pat skatina ir pasitikėjimą, ir stabilumą. Nereikia pulti į kraštutinumus. Pakeitimai gali būti svarstomi bet kuriame peržiūros proceso etape, įtraukiant atsakingus darbuotojus ir kviečiant juos atlikti peržiūrą tam tikru momentu.
Įsivaizduokite, kad iš darbo netikėtai išeina vienas aukščiausio lygio vadovų. Kartu su juo atsisveikinsime ir su vertingomis, per ilgus metus sukauptomis žiniomis. Čia neabejotinai reikėtų susimąstyti. Galbūt žmogiškųjų išteklių
strategijas užtenka peržiūrėti tik ad hoc, dėl tokių netikėtų pokyčių ar darbo santykius reglamentuojančių teisės aktų pakeitimų, tačiau akivaizdu, kad nenumatyti įvykiai patikrins jus ir jūsų procesus.
Kitas pavyzdys: jei įvyko incidentas, nelaimingas atsitikimas darbo vietoje, ir darbuotojai nežinojo, kaip elgtis. Užduotis aiški – tokiu atveju reikia peržiūrėti procesą ir jo komunikavimo kanalus.
Tokio pobūdžio skubios peržiūros paprastai rengiamos dėl konkretaus, nenumatyto įvykio, kurio negalima palikti be dėmesio. Iš visko
sprendžiant, atrodo, kad tinkamiausias momentas atlikti peržiūrą yra tada, kai įvyksta pokytis. Verslo krypties keitimas, naujų skyrių ar naujos pareigybės organizacijoje nurodo į tam tikras sritis, kurias gali tekti panagrinėti atidžiau. Tiesiog naujumas sukuria poreikį, kaip ir stabilumas.
Nustatant periodiškumą svarbiausia identifikuoti užduotį. Galbūt bus aiškiau, jei į tai žiūrėsite kaip į projektų valdymą. Tais atvejais, kai kuriami nauji procesai, tikriausiai būtų protinga pažangą matuoti reguliariau. Būtent čia pastebimos
pirmosios ankstyvojo laikotarpio problemos. Nereikėtų į šį problemų įvardijimą žiūrėti kaip į proceso ar jo kūrėjo nesėkmę, vertėtų priimti tai kaip į puikią progą patikslinti ir suderinti kai kuriuos keblesnius aspektus. Nustebtumėte, kiek
daug iškyla į paviršių, kai įsižiūrime atidžiau. Ir tie aspektai gali būti itin bjauri staigmena, bet taip pat ir dovana. Galimybių dovana
Galima manyti, kad kol viskas einasi gerai, nereikia nieko daryti ir palikti viską kaip yra. Ne visai taip. Būtent tokiu metu ir turėtume peržiūrėti esamus procesus. Būtent tokiais stabilumo laikotarpiais galime pasitikrinti, atsinaujinti ir rasti kryptį į tolesnę sėkmę. Taip jau yra. Ir jei siekiame nuolatinio verslo
augimo, užtikrintų pozicijų iš tiesų reiklioje rinkoje, savalaikis dėmesys ir protingai pasirinktimetodai gali padėti laimėti visiems.
Jei iki šiol nepagalvojote, kad naudinga būtų turėti akis pakaušyje, dabar jau pagalvokite. Procesai gali būti dviašmenis kardas – kelti kraujospūdį ir isterijos priepuolius net patiems ramiausiems arba į juos galima žiūrėti racionaliai. Žinoma, nuolatinis procesų tobulinimas gali būti panašus į nenuspėjamą ir kaprizingą, bet brangią ir gyvenimo pilnatvei itin reikalingą mylimąją. Ji gali padėti suprasti save ir skatinti tobulėti. Jei kažkur kaip tik nereikia lįsti į gylį, nereikia knaisiotis, tai procesų analizė ir tinkamos korekcinės priemonės yra ta vieta, ir būtent ši žinių ir veiksmų visuma gali padėti išgyventi bet kokią stichiją.