Kaip suspėti su kintančiais ISO reikalavimais

Taip, tiesa, kad vos tik pasirodė, jog galima  atsikvėpti ir kažkiek pastovėti tvirtai jaučiant  žemę kojomis, daugeliui verslų tenka pasitikti  naują pokyčių ir modifikacijų bangą. Kaip atsilaikyti?

Ramiai, nes yra ir šviesioji pusė. Juk gali pasirodyti, kad ISO reikalavimai nėra vien tik apie atitiktį?

Aktualumo iššūkis

Pakalbėkime atvirai. Atnaujinimas pagal standartų pasikeitimus atima daug laiko, tačiau kita vertus, žinojimas, kad organizacija veikia vadovaudamasi aktualiausiomis gairėmis suteikia ramybės. Vos pasitaikius pirmai progai
būtina pašalinti bent menkiausią galimybę, kad galėtų būti kitaip, kad vis dar dirbama pagal negaliojančias standartų versijas. Žinios ir giluminis supratimas, ką organizacija turi daryti, kad atitiktų laikmetį, išlaikytų ne tik galvą virš
vandens ir būtų visaverčiu žaidėju, yra esminiai elementai.

Kartais reikia grįžti prie pagrindų. Pradėkite nuo esminių dokumentų valdymo aspektų, ir šiuo atveju gali būti tikrai verta visą dėmesį ir visas pastangas sutelkti į vieną veiklą.

Dokumentų valdymo sistema

Dokumentų valdymą aiškiai reglamentuoja ISO 9001 standartas ir daugelis kitų, tos pačios šeimos, standartų. Siekis sumažinti galvos skausmą, kurį neretai sukelia atitikties klausimai, yra bet kurios organizacijos norų sąrašo viršuje, 
ir prasideda viskas nuo intuityvios valdymo  sistemos. Dokumentų versijų valdymas, procedūrų ir protokolų peržiūros visada padeda  užtikrinti atitiktį, bet to neužtenka. 

Esate teisūs. Suderintoje sistemoje yra vienas slaptas ingredientas – nuolatinis tobulinimas. Nuolatinio tobulinimo siekis (ar siekis būti kuo arčiau tobulo varianto) bet kuriai organizacijai padeda išlikti konkurencingai. Žinodami, kad 
turite geriausias sistemas, eisite nuolatinės atitikties keliu ir visada turėsite konkurencinį pranašumą. Pavyzdžiui, jei jūsų įmonėje šiuo metu naudojamos dvi ar daugiau dokumentų ir procesų valdymo sistemų, apsvarstykite galimybę jas sujungti. Tokiu būdu ne tik optimizuosite prieinamumo užtikrinimo procesus, bet ir supaprastinsite pačių procesų 
administravimą

Efektyvus ISO reikalavimų įgyvendinimas

Girdžiu klausimą „O kas man iš to?“. 

Pirmiausia, verslui yra naudinga optimizuoti ir struktūrizuoti kasdienius procesus ir procedūras. Nėra nieko labiau verto jūsų dėmesio, kaip užtikrinti sklandžią prieigą prie visų dokumentų ne tik atitikties požiūriu, bet ir lengvinant darbuotojų veiklas. Tegul jie susitelkia į svarbesnius tikslus. Absoliučiai neabejotinai naudinga yra turėti viską savo vietose.

Laikas – pinigai, ir laiką vertinam labiausiai būtent tada, kai jo trūksta. 

Ar kažkas pasakė „klientas“? 

Kuriant ir puoselėjant sklandų dokumentų valdymą organizacijos viduje, verta pažvelgti į save iš išorės. Apie tai, kaip laikotės reikalavimų ir juos atitinkate, turėtumėte dalintis su savo klientais. Ir daryti tai garsiai. Juk jie nori žinoti, 
kad turi reikalų su įmone puikiai suprantančia reikalavimų nesilaikymo pasekmes bei poveikį klientams, jų santykiams su įmone ir bendradarbiavimo ateičiai. 

Skamba rimtai, bet jūsų klientų požiūris į atitikties svarbą jiems patiems gali nustebinti. Klientai žino, kuo tai jiems naudinga: kokybiškesnis produktas, patikimesnė kokybės kontrolė ir geresnis klientų aptarnavimas. Nepažiūrėjote iš šios pusės, taip? 

Tegul ISO reikalavimai veikia jūsų naudai

Ne oranžinė yra nauja juoda, o pokytis. Tad verta nuolat peržiūrėti svarbiausius įmonės veiklai standartus. Kad ir kokia nuobodi ši sritis, visi pripažįstame – standartai yra neišvengiama būtinybė. Plačiai priimami ir diegiami tarptautiniai standartai, kriterijai bei gairės tampa bene tinkamiausia priemone suvienodinti 
žaidimo sąlygas visiems. Nevertėtų daryti to vien todėl, kad taip reikia, 
kad privalote. Darykite tai tikėdami, kad tai geriausia jūsų verslui ir klientams. Jūsų auditorius jums padėkos, ir jūs patys sau padėkosite.

Visoms organizacijoms galioja tam tikro lygio reikalavimai, ir daugumos jų esmė – dokumentų valdymas.

Siekis ir pastangos tinkamai tai daryti neabejotinai veda ten, kur laimi visi, kur nėra procesus lėtinančio dubliavimo, kur atitikties lygis viršija visų lūkesčius, ir kur jūsų organizacija žaidžia jau aukščiausioje lygoje.