Kaip skaitmenizuota kokybės vadybos sistema gali prisitaikyti prie augančio verslo poreikių

Labai dažnai kokybės vadybos sistemos valdymo programinė įranga yra sukonfigūruota, taip jog jos nustatymai gali būti keičiami minimaliai arba visiškai nekeičiami, ir turi būti naudojama taip, kaip suprojektuota. Todėl Jūs privalote savo kasdienius procesus ir veiklas modifikuoti ir prisitaikyti prie programinėje įrangoje suformuotų procesų. Tokį pasirinkimą galima būtų pateisinti, jei kokybės valdymas yra kažkokio didesnio programinio sprendimo dalis. Tačiau tokiu atveju dažnai kokybės vadybos sistemos valdymo procesai tampa sudėtingesni ir labiau decentralizuoti, taip pat į valdymą būtina įtraukti daugiau darbuotojų. Arba mažai konfigūruojami / visiškai nekonfigūruojami būna maži (kalbant valdomų procesų apimtimi) kokybės vadybos sistemų valdymo programiniai sprendimai.

Didžiulės kokybės vadybos sistemų valdymo platformos yra konfigūruojamos ir, žinoma, augant verslui gali būti pritaikomos pagal Jūsų poreikius, tačiau konfigūravimo darbus atlieka programinės įrangos kūrėjai. Todėl programinės įrangos konfigūravimas užtrunka ilgai ir tai brangiai kainuoja.

Geriausias sprendimas yra lanksti ir lengvai konfigūruojama platforma, kurioje norint atlikti pakeitimus nebūtina mokėti jokios programavimo kalbos ar žinoti programos kodą. Tokiu atveju, Jūsų darbuotojas (kokybės vadybininkas ar IT specialistas) gali lengvai atlikti procesų pakeitimus.

Praktikoje matome, jog įmonės dažniausiai renkasi mišrų požiūrį. Programinės įrangos diegimo pradžioje verslo konsultantai labiau įsitraukia į kokybės vadybos sistemos valdymo įrankio funkcionalumų perteikimo ir pritaikymo prie įmonės poreikio. Tačiau verslo įmonės darbuotojams suvokus programinės įrangos veikimo principus, jie patys pradeda kurti ir modifikuoti procesus, o su verslo konsultantais susisiekia tik pritrūkus laiko ar įmonės procesams sudėtingėjant.

"90% visos kokybės vadybos sistemos turėtumėte galėti susitvarkyti patys, be jokio papildomo kodavimo. "

Dauguma skaitmenizuotų kokybės vadybos valdymo platformų yra skirtos išskirtinai kokybės valdymui užtikrinti, kai tuo tarpu bendrosios IT platformos apima visos įmonės procesus apimančios. Šio tipo programinė įranga suteikia lankstumo dirbti taip, kaip esate įpratę. Tai leidžia didelėms organizacijoms naudoti vieną programą įvairiems verslo procesams automatizuoti, kai kurie iš jų yra susiję su kokybe, kiti ne.

"Iš anksto sukonfigūruotame programiniame sprendime, skirtame kokybės vadybos sistemai valdyti, gali būti nuo 80% iki 90% įmonei reikalingų procesų."

Naujai steigiamoms įmonėms ar startuoliams, kurie dažniausiai veiklą pradeda griežtai reglamentuojamose srityse, verta atkreipti dėmesį į programinius sprendimus, kurie gali būti lengvai plečiami. Jei pradėsite savo verslą su kokybiška programine įranga, kuri gali prisitaikyti prie augančio verslo poreikių, tai ateityje Jums nereiks galvoti apie tokios programinės įrangos keitimą. Augant įmonei ir sudėtingėjant procesams, daugiau naudos turėsite pasirinkę programinę įrangą, kuri gali būti konfigūruojama ir lengvai praplečiama bei kuri neapsiriboja vien tik kokybės vadybos sistemos procesų valdymu.

"Rinkitės skaitmeninę kokybės valdymo sistemos programinę įrangą, kurios tiesiog negalite išaugti."

Jei dirbate gyvybės mokslų srityje (medicinos prietaisai, vaistai ir pan.) ir siekiate, jog Jūsų veikla visiškai atitiktų ISO 13485, 21 CFR 11 dalies ir GAMP 5 reikalavimus, visa kokybės sistema turi būti integruota į programinę įrangą. Jei veiklos pradžioje pasirinksite ne tokią lanksčią platformą ir laikui bėgant nuspręsite pereinant į naują platformą, tai apart naujos programinės įrangos pasirinkimo, turėsite įvertinti vieną aktualiausių aspektų - duomenų konvertavimo patvirtinimas. Tai beveik neįmanoma, nes turite įrodyti, kad nukopijavote visus duomenis be jokių praradimų. Kaip alternatyvą galėsite pasirinkti spausdinti arba eksportuoti visus duomenis arba palikti seną įrankį kaip archyvą. Šis scenarijus yra sudėtingas ir brangus, nes už suarchyvuotą duomenų bazę senajame įrankyje mokėsite keletą metų.

Geriausia programinė įranga kokybės vadybos sistemai valdyti turi padengti visus vadybos sistemai taikomus reikalavimus ir turi būti lengvai plečiama augant Jūsų verslui.

Kokybės valdyme, kaip ir kitose verslo funkcijose, lankstumo principo poreikis didėja, todėl daugelis įmonių nori atsikratyti griežtai struktūrizuotos / fiksuotos programinės įrangos kokybei sistemai valdyti. Tačiau patiems kurti ir programuoti sprendimą, dažnai nėra idealiausias kelias sąnaudų ir sprendimų įgyvendinimo laiko atžvilgiu.

Tai koks geriausias sprendimas? Turbūt, tiesa kažkur per vidurį.

Peter De Brabandere, BizzMine įkūrėjas