7 priežastys, kodėl verta rinktis skaitmenizuotą kokybės valdymo sistemą

1. Duomenų valdymas

Verslo pasaulyje klaidos būna įvairių formų. Kai kurios iš jų yra mažavertės ir nekeliančios nerimo. Tačiau kai kurios yra ypač didelės ir skausmingos (įvairiomis prasmėmis) bei gali turėti katastrofiškų pasekmių – nuo biudžeto, produkcijos broko, darbo saugos pažeidimų ir nelaimingų atsitikimų. Jei įmonėje nėra efektyvios vadybos sistemos ir nekaupiamos ir neanalizuojamos registracijos/ įrašai, tokiu atveju sunku pastebėti kasdienėje veikloje atsirandančias klaidas ir neatitikimus. 

Žinoma, visi klystame ir darome klaidų, tačiau naudojant integruotą elektroninę kokybės valdymo sistemą galime sumažinti klaidų skaičių. 

2. Nuostolių mažinimas

Jeigu Jūsų dabartiniai verslo procesai nėra orientuoti į kokybės tikslus, tai tikėtina, jog dėl to Jūs patiriate įvairius nuostolius, tame tarpe – eikvojamas darbuotojų darbo laikas. Tarkime, paprastas vadybos procesas, jei vadybininkas sugaišta daug laiko ieškodamas dokumentų, tai tikėtina, jog klientu jis gali nebespėti tinkamai pasirūpinti. Taigi, nustačius kokybės tikslus ir naudojant tinkamą programinės įrangos sprendimą, Jūs tikrai galėsite pasiekti, jog kasdienėje veikloje patiriami nuostoliai būtų mažinami ar net visai eliminuojami.

3. Produktyvi kasdienė veikla

Efektyvios kokybės vadybos sistemos leidžia Jūsų darbuotojams sutelkti dėmesį į pridėtinę vertę kuriančias veiklas ir užduotis, vietoj to, jog du ar tris kartus tikrintų galimas komunikacijos ar proceso klaidas. Taigi, elektroninė kokybės valdymo sistema smarkiai palengvins naštą darbuotojams, jiems formuodama užduotis, iškylančias iš Jūsų įmonės procesų, o visa būtina informacija bus užregistruota konkrečioje proceso duomenų formoje. 

4. Rizikos mažinimas

Niekas nemėgsta galvoti apie situacijas, kai nutinka kas nors blogo. Tačiau kartais mes atsiduriame ir tokiose situacijose.

Manykite, jog tinkamas rizikos valdymas yra tarsi vakciną Jūsų verslui.

Tinkamų IT sprendimų naudojimas užtikrins, automatinį atsarginių kopijų darymą, kuris apsaugos Jūsų verslo duomenis nuo gaisro, intelektinės nuosavybės vagystės ar kitų katastrofiškų įvykių. Ir tikėtina, tai yra taip pat svarbu kaip užtikrinti savo darbuotojų saugą ir sveikatą ar įmonės turto (pastatų, įrengimų ir t.t.) apsaugą. 

 

5. Atskaitomybė 

Kodėl auditai gąsdina vadovybę? Tikriausiai todėl, kad jie yra sudėtingi, kartais (arba visada) įkyrūs ir dažniausiai netinkamu metu iškelia problemas, kurių mes nenorėtume spręsti. Nepaisant to, auditai dabar yra verslo dalis, nesvarbu, ar tai mums patinka, ar ne, o atitikties tarptautines standartams siekimas kiekvienais metais atima daug brangaus laiko. Dėl įmonių naudojamų popierinių kokybės vadybos sistemų tikėtina, jog gali pasitaikyti daugiau klaidų, kai dokumentai yra neteisingai surašyti arba jų tiesiog nėra. Todėl atsiranda poreikis prioretizuoti klaidas, o tokiu atveju svarbiausia pirmiau spręsti kritines problemas ir neužvelti neesminėse.

Tokių situacijų versle išvengtumėte, jei naudotumėte automatizuotą IT sistemą, kurioje būtų užtikrinta dokumentų kontrolė ir valdymas, ko pasekoje ir vadybos sistemos auditas vyktų sklandžiau, o svarbiausia, audito metu Jūs galėtumėte jaustis užtikrinčiau.

6. Organizacijos žinių valdymas

Viena iš daugelio mažų ir vidutinių įmonių problemų yra ta, jog labai daug organizacijos žinių yra pagrindinių darbuotojų galvose. Žinoma, dėl to nebūtina ką nors kaltinti, tiesiog taip nutinka beveik visada.

Organizacijos žinios, procesų sekos ir procesų sąveika, tai dažnu atveju yra vienas iš efektyvios veiklos elementų.  Jei ši informacija naudojama ir pritaikoma įmonės IT sistemose, tai galima teigti, jog organizacijos žinios, bent jų dalis, tikrai liks išsaugotos. O naudojant centralizuotą, visą šią informaciją apjungiančią IT sistemą, tikrai išvengsite laiką eikvojančių veiklų, renkant duomenis bei formuojant ataskaitas. 

7. Geresnis dokumentų valdymas

Ar turite centralizuotą sistemą, kur visi dalyvaujantys procese gali matyti, kas vyksta su dokumentu nuo pat pradžių?

Centralizuota dokumentų valdymo / kontrolės, mokymų ir informacijos apie incidentus valdymo sistema yra tik pradžia. Tačiau iš karto padeda užtikrinti įmonės dokumentų valdymą, mažina lako sąnaudas juos kontroliuojant ar sprendžiant įvairaus tipo incidentus, pagal jiems priskirtas, procese nustatytas užduotis. Tikrai nesigailėsite pasirinkę vienokį ar kitokį sprendimą.

Tikėtina, nedvejodami įsigytumėte naują kritinę įrangą, jei jūsų verslui jos prireiktų siekiant efektyvumo, ar ne? Taip pat reiktų svarstyti ir diegiant patobulintas, IT sprendimu pagrįstas kokybės valdymo sistemas. Atminkite, jog norint pasiekti geriausių rezultatų, visada reikia tinkamų įrankių. Specializuoti IT sprendimai jau sukurti ir laukia, galbūt jau laikas pakeisti Jūsų verslo modelį.

Pažadame, tai nepakenks.
.