Comment améliorer votre AQ avec la Gestion de Connaissance innovante

 

Qu'est-ce que la gestion des connaissances?

La gestion des connaissances est le processus de sécurisation et de documentation des connaissances et des compétences au sein d'une organisation. 

• L'idée est de garantir que les membres de l'organisation comprennent        exactement ce qu'ils doivent faire et comment le faire.
• Simultanément, une structure doit être mise en place pour savoir qui             possède quelles connaissances et qui a suivi quelle formation. Toutes les compétences nécessaires peuvent être testées et gérées dans une matrice de compétences.

La gestion des connaissances est également cruciale pour limiter les conséquences négatives de la rotation du personnel.  En conservant et en partageant les connaissances essentielles, les entreprises peuvent poursuivre leurs activités et tirer les leçons des expériences passées.

Tout se résume à la protection, au partage et à l'utilisation efficace des précieuses connaissances de l'entreprise.

Les 3 raisons principales pour lesquelles la gestion des connaissances est importante en AQ

1. Le Contrôle des Documents permet de maîtriser les connaissances de l'entreprise et d'éviter les erreurs.

• Le contrôle des versions avec des modifications majeures et mineures      garantit que tous les employés travaillent avec la version la plus récente des documents. Cette méthode permet d'éviter les erreurs ou les informations      obsolètes. La gestion contrôlée des documents permet d'assurer la                  cohérence et la traçabilité.  
• Un système normalisé d'identification des documents permet de trouver        facilement les documents dont on a besoin par code, titre, description,            responsable du processus, langue, site ou département, etc.
• Avant qu'un document ne soit considéré comme définitif, il doit faire l'objet d'une série de révisions et d'approbations par les parties clés. Un workflow    automatisé peut contribuer à rationaliser cette procédure.
• Des pistes d'audit détaillées enregistrent toutes les actions effectuées sur        les documents, y compris les personnes qui les ont consultés, modifiés et        approuvés, ainsi que les horodatages.
• L'historique des documents vous permet d'observer comment un document  a été développé et de préserver les versions précédentes. Ainsi, toutes les      versions inutilisées sont supprimées et ne peuvent plus être utilisées                comme version incorrecte, mais restent disponibles en tant qu'archives.

2. Partager et renforcer les connaissances par le biais de la Gestion de la Formation et des Compétences.

Il est essentiel de comprendre les aptitudes et les compétences requises au sein d'une organisation. Une matrice de compétences peut vous aider à déterminer qui possède quelles aptitudes, qui a besoin de formation et qui est qualifié pour une promotion ou un nouveau poste.

Les compétences peuvent être obtenues par le biais de documents spécialisés ou de formations internes. Les langues, les aptitudes et les autres compétences générales sont acquises en externe.

Une matrice de compétences vous permet d'identifier les lacunes en matière de compétences et de les utiliser dans divers contextes, notamment pour l'intégration des nouveaux employés, les remplacements temporaires et le recrutement interne.

Pour en savoir plus, regardez notre webinaire "Gardez le contrôle des documents, des compétences et de la formation".

3. S'adapter au changement: mettre à jour ses connaissances et s'adapter à la réalité de son entreprise.

Les organisations sont en constante évolution. Les employés doivent être informés des changements, et le système de gestion des connaissances doit documenter et transmettre ces changements. Pour ce faire, vous travaillez avec des listes de distribution dans lesquelles doivent figurer toutes les personnes concernées par le document. Cela se fait sur la base des responsabilités attribuées aux rôles (et non aux personnes). Ainsi, les employés qui changent de rôle restent dans les bonnes listes de distribution.

Lorsqu'un nouveau document ou une nouvelle version d'un document est créé, les employés concernés en sont informés et doivent confirmer qu'ils acceptent le document. L'acceptation du nouveau document peut prendre différentes formes : un courriel de notification peut suffire, mais dans les secteurs réglementés tels que l'industrie pharmaceutique et GDP, une confirmation que le document a été lu et compris est nécessaire. Pour s'assurer que le document a été lu et compris, une signature numérique (e-signature) est nécessaire, comme l'exige le 21 CFR Part 11.

La révolution numérique

L'ère numérique a modifié la façon dont nous traitons et partageons les connaissances. Les procédures traditionnelles sur papier ne sont plus adaptées aux organisations modernes, en particulier celles des secteurs réglementés. C'est un sujet important lors des audits externes de l'ISO ou de la FDA. Les entreprises reçoivent souvent une lettre d'avertissement de la FDA pour non-respect de cette réglementation.

La gestion des connaissances n'est pas une option pour les responsables de l'assurance qualité et les experts en assurance qualité; c'est une nécessité. Si vous travaillez dans un secteur réglementé, la mise en place d'un système solide est encore plus cruciale.

Vous pouvez vous assurer que votre organisation garde une longueur d'avance et respecte toutes les normes et tous les critères de qualité en utilisant le bon logiciel de gestion de la qualité. La voie numérique est le seul moyen pour progresser!